Getting to the right shortlist with an RFI

Getting to the right shortlist with an RFI
http://www.realstorygroup.com/Feature/134

By Alan Pelz-Sharpe at 2005-11-15 10:04:00

A regular part of my job over the past 10 years has involved working with Requests for Information (RFIs) and Requests for Proposals (RFPs), also called "tenders" in many parts of the world. I have written them, I have responded to them, and I have assessed and made decisions based on responses to them.

The whole process is probably one of the clumsiest and more ineffective that we undertake in business, but it is what it is, and in the absence of something better it's what we will have to use for the foreseeable future. So what follows are some tips to get more value from the process when you are looking to acquire a Web Content or Document Management System.

With most prospective technology buyers, great effort is normally expended on an RFP process at the cost of the RFI. In fact there often is no RFI. This is wrong thinking, for the purpose of an RFI is to gather information on which you can make better decisions, but it is also a key tool in eliminating at an early point those suppliers who cannot or should not be working with you.

Any subsequent RFP then becomes a key mechanism for a scoped and well-thought out project, and only involves vendors (both software and consultancy) that have been pre-qualified and can do the work that is being requested of them. A good RFI provides a pre-filter that determines such a short-list.

How Not to Build a Shortlist

For those of us who have worked as independent third parties in evaluating RFP responses, stories are legendary about completely incompatible vendors and suppliers somehow ending up on the same shortlist. Your shortlist should only contain those who can meet your needs -- and no one else.

Instead, what I often see is:

• One vendor who is extraordinarily pushy, and (though they should have been eliminated early on) either due to a generous use of expense lunches, or by simply being intimidating they have survived the initial cut.
• One vendor who is an incumbent supplier to the firm and is included for no other good reason than "we already work with them."
• One vendor who totally misunderstood the RFI, but due to impressively complex use of semi-English consulting-speak, remained on the list regardless.
• One vendor that everyone has heard of that gets onto every short list whether they should or not (you can guess but I shall not say).
• Microsoft – because they seem inexpensive.

This really isn't the best way to draw up a short list – and what is most disturbing is the amount of money that has often been spent in coming up with such an inappropriate target set!

To help avoid this situation, issue RFIs and not just RFPs. But there is a right way to do RFIs.[Ed.: Bud Porter-Roth has offered some good advice about RFPs elsewhere in these pages.]Below are some practical tips from my own experience. It will make my life easier as a supplier, but more importantly, it will make your life easier too.

7 Steps to a Better RFI

1. With the exception of simple upgrades, always do some internal scoping and analysis work before deciding whether you need to buy more technology at all. Over the past couple of years I have seen more and more RFIs for software and integration work hitting my desk that provide a list of software already in use, a list that is so comprehensive that it actually tells us: you don't need any more technology. You need to start making use of what you have. Skip the mega-RFI and spend a little money on some advice to help you make better use of what you have. 
   
   
2. If you do need new technology, be clear what kind you want. I have lost count of the number of RFIs that use the terms Web Content Management (WCM), Document Management, Enterprise Document Management, Enterprise Content Management and Records Management interchangeably. And now increasingly people are using the term ECM to mean almost anything that involves managing some kind of unstructured data. This is a bad thing, so don't do it, O.K.? Be clear what you are looking for – if you have multiple web sites to manage, you have a completely different need to be met than if you have a lot of forms to process. 
   
   
3. The goals of the project should come first and foremost in any RFI document. What are you hoping to achieve? State this honestly up-front and invite vendors to respond creatively and cost effectively. Content Management is as much about business processes and user acceptance as it is about speeds and feeds. Allow potential suppliers to address both issues, and suggest viable partnerships.
   
   
4. Similarly, to the extent that there will always be consulting work involved in any type of CM deployment (and in a big ECM deployment this will surely be the bulk of the cost)consider sending the RFI to systems integrators or other consultancies in addition to software vendors. You will get different sorts of responses from services firms, and it may not help you narrow your solutions short list, but you will learn from their suggestions and it can help crystallize for your selection team whether the RFP should ultimately go out to vendors or integrators.
   
   
5. Never get an ECM or WCM vendor to help you draft an RFI! This may sound like common sense, but I am amazed by the amount of RFIs going out that have the clear mark of one particular vendor or another on it. If this is the case you cannot expect rival vendors to make much effort in responding. Remember vendors live in the Content Management world full time, while this is (hopefully) a one-off deployment for you. Vendors can spot the influence of a rival supplier a mile off.
   
   
6. Make it clear up front that you will require references at an early point, and that you will vigorously pursue them. When you do pursue them, make sure that the vendor is not involved in any way on the call. If at all possible, visit the references at their site, alone. Don't ask for a lot of references, yet. This is an RFI, not an RFP.
   
   
7. Consider buying vendor technology evaluations (CMS Watch and my old firm Ovumboth provide high quality reports). There is simply no point spending $50K on doing this yourself when a few thousand can give you all the answers you are looking for. These kind of off the shelf reports can help you to eliminate certain vendors from the get go, for example those that are technically incompatible vendors. More importantly they can help you discover just how well developed, and broadly deployed a vendor's specific solutions are against a particular scenario (remember that vendors won't likely exclude themselves!).

Finding the Right Fit

Of course, all these points are common sense, but common sense isn't all that common, and the ease in which one can become enamored by technology should act as a caution. Most CM work depends on effective business processes and procedures; these needs are the priority and must be separated from the tool.

If you send out a vague and fuzzy RFI looking for ECM vendors to fix your website problems your chances of ultimate success diminish. Consider bringing in expert advice from an early point and focus your needs and requirements down at the beginning. The bottom line is that much of the CM technology out there is fairly mature and capable of doing a good job. Finding the right fit for you will be a mixture of price, performance, functionality, and usability. There are virtually no vendors that I would automatically exclude outright (note the wordvirtually). Finding the one that fits your needs the best should be your goal, and a good RFI should help you get there.

CMS Watch：RFIの真実 /RFIを活用して正しいベンダー候補を選ぶには

2007年10月12日 掲載

Alan Pelz-Sharpe /アラン・ペルツ=シャープ

 http://www.cmswatch.com/uploadedimages/Article_image_path_1132067203.gif過去10年間、私の普段の仕事はたいていが、「リクエスト・フォー・インフォメーション（RFI＝情報提供の依頼）」と「リクエスト・フォー・プロポーザル（RFP＝提案の依頼）」、すなわち世界の多くの場所では単に「提案書」と呼ばれているものに関係してきた。自分でもRFIやRFPを書いてきたし、それを受けて反応する側に回ったこともある。はたまた、それらを評価したり、反応に基づいて決定を下したりする立場に立ったこともあった。

このプロセスはそもそも、ビジネスにおいて最もヤボで、あまり効果的でないプロセスと言えるだろう。しかし、それはそれとして、現状ほかに良い方法がないからには、まだしばらくの間は、このプロセスを使わなければならない。というわけで、今回の記事では、ウェブ・コンテンツマネジメントシステム（CMS）やドキュメント・マネジメントシステムを購入するにあたって、このプロセスを最大限に活用するためのヒントをご紹介する。

通常、IT製品をこれから導入しようという買い手は、RFIをないがしろにしてでも、RFPに多くの労力を割くことが多い。実際、RFIがまったく行われないこともしばしばある。しかし、これは間違った考え方だ。RFIの目的は、意思決定のための情報収集だ。が、御社の要件には応えられないサプライヤや、御社のプロジェクトを担当すべきでないサプライヤを早い段階で除外するにあたって、RFIは重要なツールとなる。

この段階を経てこそ、続くRFPは、よく練られ目的もハッキリしたプロジェクトの重要なメカニズムとして機能できるようになる。そしてこの段階では、すでに選りすぐられたベンダー（ソフトウェア会社とコンサルティング会社）、つまり要請された仕事をこなせるベンダーだけと、話をすることになる。こうして少数の候補に絞り込むうえでフィルターとなってくれるのが、効果的なRFIのプロセスだ。

選定リストの悪い例

RFPを受けて出される提案を、独立したサードパーティとして評価した経験がある我々のような人間の間では、まったく互換性のないベンダーやサプライヤが、どういうわけか絞り込んだ後のリストに名を連ねているという話は、あまりにも有名だ。絞り込んだ後のリストというのは、御社のニーズを満たせる会社だけが含まれ、それ以外の会社が混ざっていてはいけない。

にもかかわらず、私がよく目にするのは、次のようなパターンだ。

• 会社持ちのランチで懐の深さを見せつけたか、あるいは単に脅迫まがいのことをしたかのどちらかによって、（早い段階で除外されるべきだったにもかかわらず）最初の足切りをくぐり抜けた、きわめて「押し」の強いベンダーが1社。
• 「つきあいがある」という以外、とりたてて理由もないのに候補に含まれてしまった、現在の取引先ベンダーが1社。
• RFIを完全に誤解したにもかかわらず、「コンサル風」の難解な言語を見事に並べたてたために、リストに残ったベンダーが1社。
• プロジェクトにふさわしいかどうかにかかわりなく、最初の選定では常に候補として残る、誰もが名前を知っているベンダーが1社（ここでは名指しはしないが、みなさんがご想像のとおり）。
• マイクロソフト。値段が安いように見えるから。

これはまったくもって、ベストの絞り込み方法とは言えない。しかも、何よりも気になるのが、このような不適切なターゲットを選定するにあたって、しばしば多額の予算がつぎ込まれているという点だ。

このような状況を避けるには、RFPだけでなくRFIを出すことだ。もちろん、RFIをするにも、正しいやり方というのがある（編集注記：バド・ポーター・ロスが書いた記事では、RFPについてのアドバイスが紹介されている）。以下に示すのは、私が経験から得た実践的なヒントだ。これを利用すれば、サプライヤとしての私の仕事は楽になるが、そんなことよりももっと重要なのは、この記事をお読みのみなさんの仕事が楽になるということだ。

効果的なRFIを実践する7つのステップ

1. 単純なアップグレードでないかぎり、そもそも新たに技術を買い足す必要があるのかどうかを決める前に、常に社内で精査・分析を行うこと。過去2年ほどの間に私が扱ったソフトウェア開発や統合のプロジェクトでは、すでに導入済みのソフトをリストアップしたRFIを目にすることが増えたが、そのリストたるや、あまりにも包括的で、もうこれ以上技術を買う必要はないと言わざるを得ないようなものが多かった。このような企業は、すでに持っているものをどう活用すべきかを、むしろ考え始めるべきだ。膨大なRFIのステップはやめにして、その分、わずかなお金を費やして、手持ちの資産をより効果的に使うアドバイスを求めるべきだろう。
2. もしも本当に新しい技術が必要なのであれば、何がほしいかを明確にすること。ウェブ・コンテンツマネジメント（WCM）、ドキュメントマネジメント、エンタープライズ・ドキュメントマネジメント、エンタープライズ・コンテンツマネジメント、レコードマネジメントといった言葉が入れ代わり立ち代わり出てくるRFIを、私はこれまで数知れず目にしてきた。そして今では、ECMという言葉を、非構造化データの管理にかかわるほとんどすべてのものに使う人が増えている。このような悪しき慣例は、決して見習わないでほしい。何を求めているのかを明確に示すことだ。複数のウェブサイトを管理するのが目的というプロジェクトと、数多くのフォームを処理するのが目的というプロジェクトでは、まったく異なるニーズが存在するはずだ。
3. どんなRFI文書においても、プロジェクトの目的は一番に書くこと。何を達成したいと思っているのか。これを最初に率直に述べたうえで、クリエイティブかつコスト効率の高い答えを示してくれるよう、ベンダーに求めるべきだ。コンテンツマネジメントは、ビジネスプロセスそのものにかかわることであり、ユーザに受け入れてもらえるかどうかは、スピードとフィードにかかってくる。この2つの課題に対処し、強力なパートナーシップを提案するよう、サプライヤ候補に求めるといい。
4. 同様に、どんなタイプのCM導入でも、必ずある程度はコンサルティング業務が絡んでくる（大規模なECM導入プロジェクトならば、間違いなく、これがコストの大きな部分を占めるだろう）。ソフトウェア・ベンダーに加え、SI企業やその他のコンサルティングなどにも、RFIの送付を検討すること。サービス企業からは、違った種類のレスポンスが得られるだろう。それは、ソリューションの候補を絞り込むにあたって、役には立たないかもしれない。が、これらの提案から何かを学び、選定チームが最終的にRFPを送り出す際、ベンダーに向けるべきかインテグレータに向けるべきかを明確に理解するうえで役立つ可能性はある。
5. RFIを書くプロセスで、ECMやWCMベンダーに助けを求めないこと！　というと、あまりにも当たり前のことに聞こえるかもしれない。が、私はこれまで、特定のベンダーの「匂い」があまりにも明らかについたRFIが送られたのを、驚くほど何回も目にしてきた。このようなRFIに対して、競合するベンダーが力の入ったレスポンスを返してくることは期待できない。このプロジェクトは、御社にとっては1回きり（願わくば）のことかもしれないが、ベンダーというのは、CMの世界で生きている。ライバル会社の匂いは1マイル先からでも嗅ぎ分けられるのが彼らなのだ。
6. プロジェクトの早い段階で既存顧客のヒアリングを行うと明確にすること。そして、このプロセスを重視していることも伝えるべきだ。実際にそのベンダーの既存顧客から話を聞く際は、どんなかたちであれベンダー自身が介入しないよう、確認する必要もある。そして可能であれば、その既存顧客の現場を訪ねる。ベンダーの付き添いはなしに。ただし、何社も顧客を紹介してもらうことはない。これはあくまでRFIであって、RFPではないからだ。
7. ベンダーの技術評価レポート購入を検討すること（CMS Watchと私が以前に勤めていたOvumは、どちらも質の高いレポートを出している）。2000～3000ドルのレポートが探している答えをすべてもたらしてくれるというのに、5万ドルも費やして自分で評価することはない。この種の既存レポートは、ある種のベンダーを最初から除外するのに役立つかもしれない。例えば、技術的に互換性のないベンダーなどだ。さらに重要なのは、あるベンダーの特定ソリューションが特定のシナリオに対して、どこまで効果的に作られどこまで幅広く導入されているかを、こうしたレポートによって知れることだ（ベンダーは常に除外されまいとするということを、決して忘れてはならない！）。

ベストマッチを探す

もちろん、ここで挙げたポイントは、すべて常識的なことだ。しかし、常識というのが、必ずしも常に認識されているとは言えない。そして、ついつい技術の魅力にほれ込んでしまうという側面にも、我々は注意しなければならない。ほとんどのCM技術は、有効なビジネスプロセス、ビジネスプロシージャに多くを依存している。つまり、こうしたニーズを最優先にし、ツールとは切り離して考えなければならないということだ。

曖昧模糊としたRFIを送り出して、ECMベンダーにウェブサイトの問題解決を求めようものなら、最終的な成功の可能性は立ち消えてしまうだろう。早い段階から専門家のアドバイスを仰ぎ、最初からニーズと要件を明確にすることだ。結局のところ、出回っているCM技術はかなり成熟していて、かなりのタスクをうまくこなせる。自分に合ったベストマッチというのは、価格、パフォーマンス、機能、ユーザビリティの総合評価で決まってくる。私自身が最初からとにもかくにも除外するというベンダーは、ほとんどいない（あくまで「ほとんど」だが）。御社のニーズに最も適したものを見つけるのが、ここでの目標でなければならない。そして、それを達成するのに、RFIが役に立つ。

アラン・ペルツ=シャープは、Wiproの製品戦略およびアーキテクチャ・コンサルティング部門で主任ストラテジストとして働いている。前職では、業界分析を手がけるOvumの北米担当バイスプレジデントを務めたこともあり、ドキュメントマネジメント、ウェブコンテンツマネジメントの世界では17年のキャリアを持っている。ドキュメントマネジメント、ウェブマネジメント、記録管理といったトピックで、数多くの記事や論文を執筆し、世界各地のイベントでも講演している。

この記事の原文「Getting to the right shortlist with an RFI」は、2005年11月15日、「cmswatch.com」に掲載された。

本サイトに掲載している CMS Watch の記事は、CMSWatch.com より許可を得て、翻訳・転載しているものです。

CMSWatch.com は、ウェブ・コンテンツマネジメントおよびエンタープライズ・コンテンツマネジメント・ソリューションについて、ベンダーから完全に経済的独立をした形で、利用者の立場に立って、独自の情報やトレンド、意見、評価を提供しているサイトです。

CMS Watch はまた、最新の CMS 関連の製品分析やアドバイスが掲載されている The CMS Report の販売(無料サンプルあり)もしています。
・The CMS Report について

トラックバック

このページのトラックバックURL
http://www.designit.jp/mt/mt-tb.cgi/1038